مهمترین مطالب اصول حسابداری یک پیام نور فصل دو و فصل سه

معادله یا فرمول حسابداری

دارائیها = بدهیها + سرمایه

براساس این معادله می توان هر یک از معاملات و عملیات مالی و رویدادهای دارای اثر مالی را تجزیه و تحلیل وآثار آن را بر عناصر معادله تعیین کرد.

دارائیها

اموال ، مطالبات وسایر منابع اقتصادی متعلق به یک موسسه که در نتیجه معاملات ،عملیات مالی ایجادشده و قابل تبدیل به پول ودارای منافع آتی است ،دارائی نامیده می شود.

• در صورتی می توان یک منبع اقتصادی را به عنوان دارایی موسسه تلقی کرد که دارای شرایط زیر باشند :

1- دارای منافع اقتصادی آتی بوده و جریان ورود آن منافع به داخل موسسه محتمل باشد.

2- بهای تمام شده دارایی برای موسسه به نحو اتکا پذیری قابل اندازه گیری و قابل بیان به پول باشد.

3- در نتیجه معاملات یا سایر رویدادهای گذشته به کنترل موسسه درآمده باشد.

بدهیها

تعهداتی که یک موسسه در مقابل اشخاص و موسسات دیگر دارد واز معاملات و رویدادهای گذشته ناشی شده وباید از طریق پرداخت پول و... تسویه شوند .

بدهیها معمولا“ از خرید نسیه دارائیها، اخذ وامها، برقراری مالیات و ایراد خسارت به دیگران ناشی می شود.

اجزاء اصلی بدهی به شرح زیر می باشد :

• حسابهای پرداختنی

• اسناد پرداختنی

• پیش دریافت

• وام پرداختنی

سرمایه

حق مالی مالک یا مالکان یک موسسه نسبت به دارایهای آن، سرمایه نامیده می شود. در هر زمان با کسر کردن بدهیهای یک موسسه از داراییهای آن، مبلغ سرمایه به دست می آید.

در شرکتهای سهامی برای نشان دادن حق مالی مالکان یا سهامداران به جای واژه سرمایه از واژه «حقوق صاحبان سهام » استفاده می شود.

نحوه محاسبه سرمایه در پایان هر دوره مالی را میتوان در قالب معادله زیر نشان داد:

• برداشت – (زیان دوره جاری) سود دوره جاری + سرمایه گذاری مجدد + سرمایه اول دوره = سرمایه پایان دوره

رویدادهای مالی

رویدادهای مالی رویدادهایی هستند که اثرمالی داشته باشند. به طور دقیق تر می توان گفت رویدادهای مالی، رویدادهایی هستند که حداقل بر یکی از عناصر معادله اساسی حسابداری(داراییها، بدهیها و سرمایه ) تاثیر بگذارند.

در حسابداری ، تبحر در شناسایی رویدادهای مالی از سایر رویدادها از اهمیت ویژه ای برخورداراست.

آقای احمدی شرکت ( الف ) را تاسیس و مبلغ 600 میلیون ریال به عنوان سرمایه اولیه وارد شرکت نمود.

صندوق (مبلغ 600000000 ریال افزایش یافته ) بدهکار

سرمایه ( مبلغ 600000000 ریال افزایش یافته ) بستانکار

مقداری اثاثه اداری جمعا“ به مبلغ10 میلیون ریال خریداری و 5 میلیون ریال آن به طور نقد پرداخت شد و برای بقیه یک برگ سفته 4 ماهه تسلیم فروشنده شد.

اثاثه اداری (مبلغ 10000000 ریال افزایش یافته ) بدهکار

صندوق ( مبلغ 5000000 ریال کاهش یافته ) بستانکار

بدهیها(اسناد پرداختنی) (مبلغ 5000000 ریال افزایش یافته)

مدرکی را که برای ثبت افزایشها و کاهشهای هر کدام از داراییها، بدهیها و سرمایه به کار می رود، «حساب» میگویند.

حساب پایه اصلی هر سیستم حسابداری و وسیله ای است که اطلاعات مربوط به تغییرات هر یک از اقلام دارایی، بدهی و سرمایه در آن جمع آوری می شود.

جریان اطلاعات در سیستم حسابداری

اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی پس از ورود به سیستم اطلاعاتی حسابداری و تجزیه و تحلیل و بیان زبان حسابداری (بدهکار و بستانکار) در سند حسابداری ثبت میشوند.

پس از سند حسابداری، این اطلاعات در دفترروزنامه ثبت و از آنجا به دفتر کل منتقل می شود.

به طور خلاصه جریان اطلاعات در یک سیستم حسابداری به صورت زیر است :

1- رویدادهای مالی 2- سند حسابداری 3- دفتر روزنامه 4- دفترکل 5- تراز آزمایشی 6- صورتهای مالی

سند حسابداری

برای یک یا چند رویدادمالی که در موسسه اتفاق می افتد حسابداری یا برگه حسابداری تهیه می شود.

• سند حسابداری یا برگه حسابداری، نوشته ای است که در آن آثار مالی یک یا چند رویداد مالی نوشته می شود.

• ماده 9 «آئین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر موضوع تبصره یک ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم » سند حسابداری را چنین تعریف می کند

برگه یا مدرک حساب یا سند حسابداری عبارت از نوشته ای است که درآن یک یا چند مورد از عملیات مالی و پولی و محاسباتی انجام شده به حسابهایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شود و چنین مدرکی پس از امضاءمرجع ذیصلاح و صدور آن قابل ثبت در دفاتر معین و روزنامه و کل است.

برای ثبت معاملات در سند حسابداری باید نام حسابهای بدهکار و بستانکار در هر معامله را تعیین کرد. نام حسابهای بدهکار و بستانکار از فهرست حسابهای موسسه به دست می آید.

در تنظیم فهرست حسابها برای یک موسسه باید به نکات زیر توجه شود :

1- نام هر حساب باید ماهیت آن را به روشنی بیان کند.

2- تعداد حسابها باید به تناسب نیازهای موسسه انتخاب شود .

3- حسابها باید به ترتیبی که در صورتهای مالی انعکاس می یابد در فهرست حسابها مرتب شود.

4- حسابها باید به ترتیبی شماره گذاری شود که شماره هر حساب نوع و طبقه بندی آن حساب را مشخص کند.

در تاریخ 7 / 2 / 81 آقای پیمان شرکت پیمان را تاسیس و مبلغ 50000000 ریال بابت سرمایه اولیه به صندوق شرکت واریز نمود.

سند حسابداری شرکت پیمان

شماره : 1

تاریخ 8 / 1 / 1381

کد حساب شرح مبلغ جزء بدهکار بستانکار

10 صندوق 50000000

30 سرمایه آقای پیمان 50000000

جمع : ششصد و هشتاد میلیون ریال 50000000 50000000

شرح : واریز به حساب صندوق بابت سرمایه اولیه شرکت.

تهیه کننده : تایید کننده : تصویب کننده :

پس از اینکه رویداد های مالی در سند حسابداری ثبت شد باید در دفترروزنامه نیز ثبت گردد. دفترروزنامه انواع مختلفی دارد.

دفترروزنامه ای که کلیه معاملات و عملیات مالی در آن ثبت می شود را دفترروزنامه عمومی می نامند.

دفتر روزنامه ای که در آن فقط یک نوع خاص از رویدادهای مالی ثبت می شود دفتر روزنامه اختصاصی خوانده می شود.

دفتر روزنامه عمومی

دفتر روزنامه عمومی دفتری است که کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه به ترتیب تاریخ در آن ثبت میشود.

بر اساس ماده 7 قانون تجارت، دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات ، دیون و دادوستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن ثبت نماید.

دفترروزنامه باید دارای ستونهای مناسب برای انتقال اطلاعات سند حسابداری به آن باشد. بنا براین دفترروزنامه باید حداقل دارای ستونهایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار هر رویداد باشد.

دفتر کل

دفتری است که حسابهای یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود .

کلیه معاملات ثبت شده در دفترروزنامه در هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.

براساس ماده 8 قانون تجارت ،دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کند.

دفتر کل باید دارای ستونهای مناسب برای انتقال اطلاعات دفتر روزنامه به آن باشد.

مانده گیری حسابها ی دفتر کل

برای مانده گیری هر حساب دفتر کل کافی است که مابه التفاوت جمع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شده در آن حساب را تا آن مقطع محاسبه نمود ، این مابه التفاوت مانده حساب نامیده می شود.

اگر جمع اقلام بدهکار از جمع اقلام بستانکار ثبت شده در آن حساب بیشتر باشد، مانده حاصله بدهکار و بالعکس اگر جمع اقلام بستانکار از جمع اقلام بدهکار ثبت شده در آن حساب بیشتر باشد،مانده حاصله بستانکارخواهد بود.

معمولا برای مشخص کردن ماهیت بدهکار یا بستانکار مانده حسابهای دفتر کل ،ستونی به نام ستون تشخیص در نظر گرفته می شود.

اگر مانده حاصله بدهکار باشد در ستون تشخیص کلمه بدهکار و اگر مانده حاصله بستانکار باشد در ستون تشخیص کلمه بستانکار نوشته می شود.

دفتر معین

برای آن دسته از حسابهای دفتر کل که دارایی چندین زیر مجموعه هستند دفتر معین نگهداری می شود.

اگر به چندین شرکت و شخص دیگر هم بدهی می داشتیم همه آنها در همین حساب دفتر کل یعنی «حسابها ی پرداختنی » ثبت می شدند.

به طور کلی برای آن دسته ازحسابهای دفتر کل که دارای چندین زیر مجموعه هستند، دفتر معین نگهداری میشود.

مثال دفتر روزنامه

1- در تاریخ 25/ 5 / 81 بابت خدماتی که قرار است در ماههای آینده به مشتریان ارائه شود مبلغ 30000000 ریال ( به صورت پیش پرداخت ) دریافت شد.

2- در تاریخ 28 / 6/ 81 مبلغ 15000000 ریال بابت حق بیمه های آینده پرداخت شد.

3- در تاریخ 1/7/ 81 آقای بهزاد مبلغ 1400000 ریال بابت مصارف شخصی از صندوق شرکت برداشت نمود.

4- در تاریخ 21/7/81 آقای بهزاد وجه برداشت شده را به صندوق عودت داد.

1		25/5/81		صندوق سرمایه آقای بهزا د	30000000
				بابت پیش پرداخت ازمشتریان پیش پرداخت بیمه			30000000
2		28/6/81		صندوق	15000000
				پرداخت حق بیمه ماههای آینده			15000000
3		1/7/ 81		برداشت	1400000
				صندوق			1400000
				برداشت شخصی ما لک صندوق	1400000
4		21/7/81		برداشت برگشت وجه برداشتی توسط مالک			1400000

تهیه ترازآزمایشی

در سیستم حسابداری دوطرفه، هر معامله به مبلغ بدهکار و بستانکار مساوی در دفتر ثبت می شود و اگر درست مانده گیری شده باشند جمع مانده های بدهکار حسابهای دفتر کل باید با جمع ماندهای بستانکار مساوی باشد.

یکی از وسایلی که حسابداران برای آزمون صحت مدارک حسابداری مورد استفاده قرار می دهند،ترازآزمایشی است.

ترازآزمایشی فهرستی است از مانده حسابهای دفتر کل که معمولا“ در پایان هر ماه تهیه می شود.

تهیه ترازآزمایشی به حسابداران امکان می دهد که از تساوی خمع مانده های بدهکار با جمع مانده های بستانکار اطمینان حاصل نمایند.

ترازآزمایشی یک جدول دو ستونی است که مانده های حسابهای دفتر کل در آن نوشته می شود.

ترازآزمایشی دو هدف کلی زیر را تامین می کند :

الف ) اثبات تساوی اقلام بدهکار و بستانکار دفتر کل.

ب ) فراهم کردن اطلاعات لازم برای تهیه گزارشهای مالی پایان دوره.

تهیه ترازآزمایشی چهار ستونی در رفع برخی اشتباهات ، موثر ودر رفع برخی از اشتباهات دیگر ناموثر است